Se realiza el absatecimiento a los Centros Vacunadores, con un cronograma de fechas preestablecido de frecuencia quincenal o semanal y bajo 3 modalidades:
Atención en mostrador de efectores dependientes de Instituciones de Asistencia Médica Colectiva, Organismos Oficiales e Intendencia Municipal de Montevideo.
Envío a Centros Periféricos de CHLAEP (Regionales departamentales del país) a través de Empresas Transportistas.
Las entregas se realizan en conservadoras acondicionadas con paquetes fríos y termómetro, verificando la temperatura al cerrar la conservadora en el Laboratorio previo a su salida y en la apertura en el puesto de vacunación. Ambas temperaturas son registradas.
Para los envíos al Interior del país se ha realizado una validación con registradores de temperatura, para cada tamaño de conservadora de manera de determinar la cantidad y tamaño de los paquetes fríos necesarios para mantener la cadena de frío durante el recorrido a las distintas localidades. Dicha validación se verifica dos veces por año en época de invierno y verano para los trayectos largos, medianos y cortos.
En los puestos de vacunación la cadena de frío es mantenida por refrigeradores los cuales son controlados con termómetros de máxima y mínima. En la operativa diaria el funcionario de cada puesto verifica al inicio de la jornada las temperaturas actual, máxima y mínima encontradas desde el evento de reseteo realizado al final de la jornada anterior, permitiendo así verificar que se ha mantenido la cadena de frío en todo momento. Estas operaciones son registradas en las planillas de temperatura de cada refrigerador.
En caso de detectar temperaturas por debajo de 2ºC o por encima de 8ºC el funcionario debe comunicarse inmediatamente con el nivel central y en conjunto realizar una investigación del desvío para decidir finalmente por el destino de los biológicos expuestos.
Se realizan supervisiones mensuales o bimensuales a los puestos de vacunación para verificar en tiempo real el correcto funcionamiento de la cadena de frío, Las mismas son realizadas por 1 Inspector, los encargados de los Centros Periféricos del Interior del país y los Médicos Supervisores de CHLAEP.
Se realiza verificación anual con sensor de temperatura con almacenamiento electrónico de datos programados a través de un software según rangos de temperatura y tiempos de lectura. La información se recupera en forma de planillas y gráficas.
Permite
- Realizar el monitoreo a distancia de los refrigeradores en todos los niveles.
- Detectar situaciones de riesgo de pérdida de cadena de frío.
- Precisar el funcionamiento del termómetro de máxima y mínima y
- La exactitud de lectura del mismo por parte del personal que realiza los controles
Toda la información recabada se registra y almacena en forma digital y copia escrita durante 5 años:
Planillas de Control diario de Temperatura
Recepción, análisis e ingreso de datos al sistema computarizado (días a controlar, días controlados, temperatura límites, temperaturas fuera de rango, frecuencia del descongelado del refrigerador). Archivo en la historia del puesto. Reclamo de planillas que no han retornado.
Supervisiones
Recepción, análisis e ingreso de las planillas al sistema computarizado. Archivo en la historia del puesto.
Pérdida de biológicos
Evaluación de la situación. Acciones preventivas para evitarlas. Toma de decisiones de descarte. Recepción, chequeo e Ingreso al sistema computarizado de las dosis de vacuna con formulario de Dosis dadas de baja (tipo de vacuna, cantidad de frascos, causa y medidas a tomar).
Informe y listados por período de tiempo, rango de puestos por institución y departamento